Kvifor føre arkiv?

Arkivlova § 6 slår fast at alle offentlege organ skal halde arkiv. Som kommune er vi pliktige til å arkivere dokument som er gjenstand for saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi. Gjennom bevaring av arkiv skal kommunen sikre tilstrekkeleg dokumentasjon frå forvaltninga si drift, juridiske rettigheiter og sikre eit tilstrekkeleg og representativt kjeldemateriale. For innbyggarane er det særleg viktig at kommunen har gode arkiv. Dei kommunale arkiva skal dokumentere innbyggaren si historie i høve rettigheitar og pliktar knyta til kommunal tenesteyting, og i ettertid kunne gje innsyn og etterprøve dei vedtaka som er gjort. Vi kan sjå på arkiv som vår felles hukommelse, og på mange måtar som eit oppslagsverk over fortida. 

Det vert ofte lagt fire ulike bevaringsverdiar til grunn for kvifor vi skal ta vare på eit dokument. Desse er:

Kvifor arkivplan?

Dokumentbehandling og arkiver er sentrale ledd i ei verksemd si informasjonsteneste. Dokumentasjonen blir ikkje produsert og tatt vare på for arkivet si skyld, men skal bidra til å realisere verksemda sine planer, strategiar, oppgåver og idear. Som såleis er arkivfunksjonen og dokumentbehandlinga verktøy for den strategiske bruk av dokumentasjonen som ressurs. Dette er heilt uavhengig av kva medium informasjonen er lagra på. Arkivtenesta, og dermed organiseringa av denne, er ikkje eit mål i seg sjølv, men må reknast som ein integrert del av verksemda sin totale informasjonsbehandling. Dette må kome til uttrykk i den overordna målsettinga for denne tenesta, og må vere retningsgjevande for organiseringa av arkivfunksjonen. Ved å ta stilling til føremål, oppgåver og strategisk plassering av arkivtenesta vil ein samtidig heve medvitsnivået rundt dokumentbehandlinga. Alle offentlege organ skal derfor lage arkivplanar som viser kva arkivet omfattar (forskrift om offentlege arkiv § 4).

For å sikre forvaltninga si behandling og organisering av arkiv, er det viktig at alle tilsette i Kinn kommune som arbeider med arkiv har kunnskap om rutinar, lovverk, prosedyrar og retningsliner for arkivarbeidet. Arkivplanen skal vere eit verktøy for alle tilsette og fungere som eit godt oppslagsverk dersom dei tilsette er usikre på behandling og rutinar innanfor sine arkivområder. Det er også viktig at arkivplanen er klar på rutinar, behandling, oppbevaring og retningsliner for arkiv og arkivering, slik at alle arkiver i kommunen samsvarer med gjeldande lovverk. Planen skal sikre at arbeid med arkiv i Kinn kommune er forankra i gjeldande lover og forskrifter.

Føremålet med arkivplanen

Føremålet med arkivplanen er å oppnå ein mest mogleg sikker og styrt arkivdanning. Dette gjerast ved å utarbeide rasjonelle rutinar for administrering og arkivering av dokumenter. Gjennom arkivplanen skal man sikre:

• Kontrollert og styrt dokumentbehandling gjennom rasjonelle dokumentrutinar og god service
• Forvaltninga sin oppbevaring av dokumentasjon
• At forvaltninga følger gjeldande lovverk og forskrifter

Kva bør ein arkivplan innehalde?

Ein arkivplan skal fungere både som eit styringsdokument for retningsliner og rutinar i arkivarbeidet, og som eit oppslagsverk for dei som arbeider med arkiv. Dermed bør planen innehalde både interne rutinar og retningsliner på korleis arkivarbeidet skal fungere i Kinn kommune, samt fagleg informasjon om arkiv og kva lovverket seier om arkivering og arkivarbeid.

Denne planen inneheld derfor:  

Eit avsnitt om organisering som seier noko om korleis arkivarbeidet i Kinn kommune er organisert, og kven som har ansvar for kva

Eit avsnitt om reglement som går inn på lovverk og retningsliner for arkiv og arkivarbeid

Ei arkivoversikt som seier noko om korleis dei papirbaserte og elektroniske arkiva i kommunen er organisert

Ei rutineskildring som skildrar dei interne rutinane for behandling av arkiv

Eit avsnitt om arkivdepot som skildrar rutinar og reglement for deponering av arkivmateriale til depot